パネルディスカッションやセミナーのイベント企画運営のポイントメモ
昔のメモだけど、セミナー運営のマニュアル（ポイントメモ）を引っ張り出してきた。
地方にいたとき、ボランティア仲間でよくイベントをした。
イベント準備のポイントをみんなで整理した。
そのときの資料。少し補足してアップ。
セミナーやパネルディスカッションなどのイベントを企画する人たちの参考になれば。
学会のシンポジウム準備などにも使えるかも。
イベント企画提案
開催日 3ヶ月から半年前くらい前から
・目的
・誰を
・スタッフ 手伝ってくれる人 呼びかけ
・講師選定 謝礼・交通費
・予算
・助成金申請
・日時決め
・会場選び（規模に応じて）
予約状況確認 候補地選定
・会場予約
・次回の打ち合わせ日時と場所（スケジュール）
昔は、よくＮＰＯセンターの会議室で集まって打ち合わせしていた。
今ならメーリングリストとチャットでサクっと決まりそう。
イベント企画決定
日時と場所、講師が決まったらすぐにやる事
１．ホームページ作成（今だとブログ？）
HPで申し込み受け付けできるように
（申し込み受付フォーム）
ない場合は、フォームメールへリンク
ふぉーむまん メールフォーム無料レンタル サービス ssl FormMan
formmail
（メールアドレスでの受付だと、迷惑メールで参加漏れや項目不足になる可能性あり）
２．チラシ作成
ワード、ＰＤＦ化
印刷は、サポセンの簡易印刷機で。
カラーならここが安い。
2円カラーコピー、1.5円モノクロコピー、印刷1円！成徳です
Ａ４普通紙、紙代込みで10円／枚。
３．ポスター作成
（チラシの拡大コピー）
イベント企画ＰＲ
募集告知
１．ホームページ
２．メルマガ
３．ブログ
４．イベントＰＲサイト
５．mixi
６．関連メルマガ 管理人依頼 mag2 melma
７．関連メーリングリスト yahoogroupsカテゴリ
８．チラシ置き（チラシ配布）公民館、公共施設、大学
９．ポスター張り（公民館の掲示板、大学の掲示板）
１０．プレスリリース（新聞、ミニコミ、ラジオ局、テレビ局）
１１．タウン情報誌、地域ミニコミ
１２．スーパー掲示板
広報内容
・何 タイトル
・いつ 日時
・どこで 場所・地図 mapionリンク
・誰が 講師
・どんなテーマで 目的
・いくら 参加費
・どうやって 申し込み方法
・どこに 連絡先
イベント企画リスク管理
リスク管理
・最低催行人数 （最低採算ライン）
・会場予約キャンセルできる日を確認
・講師のキャンセル 代替・推薦
（突如、この日は急にダメになるということもある）
講師に確認すること
・パワポ？（プロジェクタの必要有無）
・当日の配布資料
・印刷部数
・宿泊or日帰り？
・交通費精算、謝礼支払いのためにハンコを持ってきてもらうこと
聴覚障害者対応
手話通訳の会・要約筆記の会への依頼
担当者に事前連絡・相談
役所を通して正式依頼
後援・協賛依頼
自治体、各大学、商工会議所、商店街、企業、テレビ局、ラジオ局、新聞社、地元スーパー
会場の確認
・参加者人数の規模
・イス、テーブルの大きさ
・プロジェクタとスクリーンの有無
ない場合は誰から借りるか
・プレゼンテーション棒
（会場で用意されていない場合あり）
・ＯＨＰとスクリーン（要約筆記用）
・ホワイトボード
・磁石、マグネット
・マイク
・スピーカー
・電源の個所確認
・延長コード、電源ドラムの有無
・駅からの距離
・二次会（懇親会）の場所と予約
・音声録音装置有無（カセット？）
・チャイム（時間管理用 鐘）
当日の人員配置
・受付
・司会
・カメラマン
・プレゼン係（ＰＣ、プロジェクタ担当）
・講師案内係（講師担当）
・会場案内係
・質問マイク係
・手話通訳案内係
・要約筆記案内係
・2次会懇親会係
当日までに作っておくもの
・講師の名前印刷
（壇上机に張る）
・「会場はこちら矢印付」
・配布資料
ワークショップする場合
・参加者名札
・机配置図
・講師用「10分前」「5分前」「時間です」
（画用紙で大きく）
当日配布するもの
１．次第・講師・パネリスト紹介
２．講師プレゼン資料
３．懇親会会場案内図
４．テーマ参考資料
５．協賛チラシ
当日持参するもの
持参者・購入者を事前に決めておく
１．ゴミ袋
飲食を伴う場合は必須
バケツ 給湯室の場所確認
２．講師の水と紙コップ＋お手ふき（あれば）
３．プロジェクタ、スクリーン（会場にない場合）
プレゼンテーション棒、プレゼンライト
４．お釣り用両替
５．領収書
事前にエクセルかワードで作って人数分、印刷しておく
但し書き 「セミナー代として」 日付印刷忘れずに
６．ハンコ
会の代表印 もしくは 団体の角印
７．朱肉
８．白い紙
コピー用紙
９．講師の名前印刷した紙
１０．画用紙
１１．ペン・マジック
１２．セロテープ
１３．きれいにはがれる透明ガムテープ
１４．両面テープ
１５．ホッチキス・ホッチキス芯
１６．ガチャクリップ
１７．延長コード
１８．デジカメ
１９．ビデオ
２０．音声録音装置（文字起こし用）
２１．プレゼン用パソコン
２２．ＵＳＢメモリ
２３．手提げ金庫（参加費とお釣り）
２４．タオル、布巾 （掃除 水をこぼしたとき用）
ワークショップする場合
・ポストイット
・模造紙
・名札入れ
・ペン（3色以上）多めに
・新聞紙（油性マジックがテーブルにつかないように）
当日の会場作業
2時間前に集合
・当日アジェンダ（スケジュール）表示
ホワイトボード 手書きでもOK
あるいは始まるまでプロジェクタで表示
・トイレの場所案内（要事前確認）
・自販機の場所案内（要事前確認）
・喫煙コーナーの場所案内（要事前確認）
・会場案内張り紙
「会場はこちらです」
・マイクテスト ワイヤレス電池チェック
・ゴミ袋設置
・受け付け机準備
・プロジェクタ スクリーンテスト
・テーブル・いす整理
・配布資料設置
・チラシ置きテーブル設置
（他団体のチラシ置き場用）
・講師用イス・テーブル設置
・講師用水準備
イベント終了後
後片付け（テーブル、イス整理）
紙・ポスター撤去
忘れ物確認
ごみ分別
関係者お礼
会場担当者へ
懇親会担当は先回りして受付
後日
講師へのお礼 写真送付
関係者へのお礼
会場提供お礼
来場者・参加者へのお礼
後援、協賛者へのお礼と報告
助成金報告
ポスター取り外し
チラシ撤去
報告書作成
会計報告
ＨＰまとめ
写真アップ
反省会
イベントスケジュール
1週間前
当日の流れの確認
講師 ：運営者側で用意するものはないか再確認
司会・コーディネーター イメージトレーニング
受け付けの作業確認
会場案内など役割分担作業確認
当日
講師 遅刻しないように連絡
「今日はよろしくお願いいたします」
スタッフにメール
開始2時間前に集合
司会挨拶ポイント
始まりの挨拶
１．参加者来場のお礼
２．講師の簡単な紹介（講師をお願いした裏話）
３．配布資料の確認
４．写真撮影の話
話す内容を文章で書いておくこと
終わりの挨拶（手短に）
１．「今日はお忙しい中、ありがとうございました」
終わりの挨拶も書いておくこと
「今日の講演はいかがでしたでしょうか。
テーマの・・・・について大変貴重なお話を聞けたのではと思います。
講師の○○様には大変お忙しい中来ていただきました。
今一度拍手をお願いいたします。
これで、今日のセミナーは終わります。
2次会の会場は○○になっておりますので、もしよろしければ、ぜひご参加ください。
本日はお忙しい中、ありがとうございました。
（最後のこの御礼がないと、終わりの拍手のタイミングにならない）」
イベントの休憩時間
適度にトイレ休憩を入れる
2時間を目安
タバコタイム（ニコチンタイム）が必要な人がいる
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イベントって結婚式の準備と同じで、イベント当日近くにバタバタ忙しくなる。
ポイントだけ忘れないようにしておくと、当日パニックにならないかも。
イベント企画の準備の参考になれば幸い。
足りないものなど補足コメントしてもらえると助かります。
パネルディスカッションの企画を考えるときは、こちらが参考になります。
イベント運営の勘所 | IDEA*IDEA
パネル限界論 | IDEA*IDEA
パネルディスカッションは参加者にとってほとんどメリットない
パネラーを呼んでのディスカッションは、モデレーターがカギだと思う。
医療系のパネルディスカッションは、それぞれの先生がプレゼンして、終わりにちょこっとディスカッションする感じが多い。
先日、すごいうまいモデレーター・司会の人がいた。（女性の人）
各先生の発表のつなぎの際に、前の先生を踏まえたコメントをして、次に発表する先生に「●●先生の発表を踏まえて、□□先生にこのテーマについて発表してもらいます」とプレッシャーを。
その先生もテーマに沿った形で発表、最後のディスカッションでも、テーマがぶれずに面白い話に膨らんで、最後にまとめをして締めた。参加者満足。
モデレーターは、イベントのゴール（目的）に持っていくために、すごく気をつかう。メチャ大変。
あらかじめストーリーをイメージして、パネラーにゴールの確認をしておくとよいかも。
最後に、まとめのシメをすると、モヤモヤしたものがクリアになる。
